bisnis sistem informasi manajemen kantor

Bisnis sistem informasi manajemen kantor

Pengembangan sistem informasi kantor merupakan pekerjaan melelahkan, membutuhkan investasi finansial yang tidak sedikit serta komitmen pimpinan kantor dalam jangka waktu yang lama. Oleh karena itu, kantor harus memiliki rencana bisnis yang matang yang menggambarkan secara jelas tujuan pengembangan sistem, disertai dengan gambaran aktivitas yang rinci serta sumber daya yang diperlukan serta peneguhan komitmen dari seluruh anggota organisasi. Adanya bisnis plan juga akan membantu proses klarifikasi prioritas kebutuhan, identifikasi jenis sistem yang dibutuhkan serta membantu direktur menerjemahkan visi-misi kantor ke dalam strategi sistem informasi.

Pada umumnya kerangka rencana bisnis akan meliputi:

1) Perencanaan

2) Organisasi

3) Strategi

4) Pembuatan keputusan

PERENCANAAN

Unsur pengambilan keputusan merupakan unsur penting dalam perencanaan, yaitu proses mengembangkan dan memilih langkah langkah yang akan diambil untuk menghadapi masalah masalah dalam organisasi atau perusahaan. Pimpinan harus mengambil keputusan tentang ramalan ramalan suatuasi yang akan terjadi di masa datang.

Misal keadaan ekonomi, langkah langkah apa yang akan dilakukan oleh pesaing

dan sebagainya. Mereka harus memutuskan sasaran yang akan dicapai, menganalisis sumber daya yang dimiliki organisasi, bagaimana mengaplikasikannya dalam rangka mencapai sasaran tersebut.

Dalam hal ini diperlukan sikap fleksibilitas di dalam menghadapi perubahan.

Langkah langkah dalam Perencanaan

Secara garis besar terdapat empat langkah dasar perencanaan yang dapat dipakai untuk semua kegiatan perencanaan pada semua jenjang organisasi. Langkah tersebut adalah:

1. Menetapkan sasaran

Kegiatan perencanaan dimulai dengan memutuskan apa yang ingin dicapai organisasi. Tanpa sasaran yang jelas, sumber daya yang dimiliki organisasi akan menyebar terlalu luas. Dengan menetapkan prioritas dan merinci sasaran secara jelas, organisasi dapat mengarahkan sumber agar lebih efektif.

2. Merumuskan posisi organisasi pada saat ini

Jika sasaran telah ditetapkan , pimpinan harus mengetahui dimana saat ini organisasi berada dan untuk mencapai sasaran yang telah ditetapkan tersebut , sumber daya apa yang dimiliki pada saat ini. Rencana baru dapat disusun jika organisasi telah mengetahui posisinya pada saat ini. Untuk ini di dalam organisasi harus terdapat suasana keterbukaan agar informasi mengalir dengan lancar terutama data keuangan dan statistik.

3. Mengidentifikasi

faktor faktor pendukung dan penghambat menuju sasaran Selanjutnya perlu diketahui faktor faktor, baik internal maupun eksternal , yang diperkirakan dapat membantu dan menghambat organisasi mencapai sasaran yang terlah ditetapkan. Diakui jauh lebih mudah mengetahui apa yang akan terjadi pada saat ini , dibandingkan dengan meramalkan persoalan atau peluang yang akan terjadi

di masa datang. Betapun sulitnya melihat ke depan adalah unsur utama yang paling sulit dalam perencanaan

4. Menyusun langkah langkah untuk mencapai sasaran

Langkah terakhir dalam kegiatan perencanaan adalah mengembangkan berbagai kemungkinan alternatif atau langkah yang diambil untuk mencapai sasaran yang telah ditetapkan ,m engevaluasi alternatif alternatif ini, dan memilih mana yang dianggap paling baik , cocok dan memuaskan.

Jenis Perencanaan

Dalam setiap organisasi rencana disusun secara hierarki sejalan dengan struktur

organisasinya.Pada setiap jenjang, rencana mempunyai fungsi ganda:

Sebagai sasaran yang harus dicapai oleh jenjang dibawahnya dan merupakan langkah yang harus dilakukan untuk mencapai sasaran yang ditetapkan oleh jenjang diatasnya.

Ada dua jenis rencana , yaitu :

1. Rencana strategik,

yang disusun untuk mencapai tujuan umum organisasi, yaitu melaksanakan misi organisasi,

2. Rencana Operasional ,

yang merupakan rincian tentang bagaimana rencana strategik dilaksanakan.

Rencana Operasional

Rencana Operasional terdiri atas bentuk , yaitu :

1. Rencana sekali pakai (single use plan) yakni rencana yang disusun untuk mencapai tujuan tertentu dan dibubarkan segera setelah tujuan ini tercapai.

2. Rencana permanen (standing plans) , yaitu :

pendekatan pendekatan yang sudah di standarisasi untuk menghadapi situasi berulang dan dapat diramalkan sebelumnya.

Rencana Sekali pakai.

PERENCANAAN STRATEGIK.

Sering juga disebut Perencanaan Jangkah Panjang (longe range planning) adalah proses pengambilan keputusan yang menyangkut tujuan jangka panjang organisasi, kebijakan yang harus diperhatikan , serta strategi yang harus dijalankan untuk mencapai tujuan tersebut. Untuk melaksanakan strategi tersebut harus pula disusun program kerja yang terinci , mencakup kegiatan yang harus dilakukan , kapan harus dimulai , kapan harus selesai , dan siapa yang harus bertanggung jawab, serta sumber daya manusia yang diperlukan. Singkatnya perencanaan strategik adalah proses perencanaan jangka panjang yang sudah diformalkan , yang digunakan untuk merumuskan tujuan organisasi serta cara menghadapinya.

Konsep Strategi.

Ada beberapa konsep strategi , pertama, strategi adalah program umum untuk

mencapai sasaran organisasi dan melaksanakan misinya. Kedua, strategi adalah

pedoman umum organisasi untuk menghadapi perubahan lingkungan sepanjang waktu.

Karakteristik Perencanaan Strategik.

Ada lima ciri pokok perencanaan strategik , yaitu :

1. Perencanaan strategik memberikan jawaban atas pertanyaan pertanyaan,

seperti,”apakah jenis usaha yang kita masuki dan seharusnya kita masuki ?”

2. Perencanaan strategik merupakan kerangka dasar yang dapat dipakai sebagai pedoman untuk penyusunan rencana yang lebih rinci dan pengambilan keputusan harian. Jika seorang manajer harus mengambil keputusan semacam itu, ia dapat mengajukan pertanyaan “ dari alternatif yang ada , manakah yang paling konsisten dengan strategi kita ?”

3. Perencanaan strategik memiliki kurun waktu yang lebih panjang daripada jenis

perencanaan lain

4. Perencanaan strategik membantu organisasi untuk mengarahkan sumber dayanya pada kegiatan yang mempunyai prioritas tinggi

5. Perencanaan strategik merupakan kegiatan tingkat atas, artinya ,pucuk pimpinan harus terlibat secara aktif. Karena hanya pucuk pimpinan yang memiliki pandangan yang dibutuhkan untuk mempertimbangkan semua aspek organisasi dan karena commitment dari pucuk pimpinan sangat diperlukan untuk menumbuhkan dan mendukung commitment dari bawah.

ORGANISASI

Organisasi merupakan naungan dimana sumber daya, kerjasama antar sumber daya diorientasikan melalui mekanisme tertentu untuk

mencapai tujuan yang ditetapkan. Mekanisme agar kerjasama antar sumber daya mencapai efektifitas dan efisiensi itulah yang disebut pengorganisasian. Dengan demikian,

organisasi ialah wadah atau tempat dimana pengorganisasian dilakukan. Wadah dimaksudkan secara luas,yaitu, titik sama yang memasukan berbagai individu ke dalam kesatuan. Tanpa organisasi tidak mungkin ada pengorganisasian, pengorganisasian ada di dalam organisasi.
Sepintas pengorganisasian adalah biasa dan lumrah dibicarakan. Yang tidak biasa adalah kenyataan sukarnya kualitas sempurna pengorganisasian dicapai. Hal tersebut, karena salah satu unsur yang termasuk sumber daya tidak lain manusia bahkan manusia dalam keberadaannya sangat vital.

Prinsip-prinsip organisasi

1. perumuasn dan tujuan masalah
2. pembagian pekerjaan
3. kontinuitas dan flexibelitas
4. delegasi wewenang dan tanggung jawab
5. unity of direction (kesatuan arah)
6. unity of command (kesatuan komando)
7. span of control (rentang kesatuan)
8. tingkat-tingkat pekerjaan
9. prinsip koordinasi

Menurut Ernest dale proses pengorganisasian meliputi:

1. perincian pekerjaan
2. pembagian pekerjaan
3. departementalisaasi
4. koordinasi pekerjaan
5. monitoring dan reorganisasi

STRATEGI

Suatu perusahaan menerapkan strategi stabilitas dalam kegiatan usahanya, dikarenakan berbagai alasan yang mendukung stabilitas, yaitu :
1.Perusahaan berjalan dengan baik atau menganggap diirnya berhasil baik. Manajemen tidak selamanya memahami kombinasi keputusan yang penyebabkannya berhasil. Oleh karena itu, “kami meneruskancara yang selalu kita lakukan di sini”
2.Strategi stabilitas paling kecil resikonya. Sebagian besar perubahan gagal, apakah dalam hal produk baru ataupun cara baru untuk melaksanakan sesuatu. Jadi keadaannya benar-benar telah memburuk (atau peluangnya sangat baik). Kalau perusahaan memutuskan untuk memperbesar resiko. Semakin besar perusahaan dan semakin besar mereka, semakin besar pula daya tahannya menanggung resiko
3.Manajer lebih menyukai tindakan daripada pemikiran. Strategi stabilitas terus berjalan karena para eksekutif tidak pernah mau mempertimbangkan alternatif lainnya. Banyak perusahaan yang mengikuti strategi ini bertindak demikian secara tidak sadar. Mereka mereaksi terhadap kekuatan lingkungan dan akan mengubah batasan bisnisnya hanya pada waktu yang luar biasa
4.Lebih mudah dan lebih menyenangkan bagi yang berkepentingan untuk melakukan strategi stabilitas. Tidak terjadi gangguan dalam kebiasaan rutin
5.Lingkungan dianggap relatif stabil dengan sedikit ancaman yang akan menimbulkan persoalan atau sedikit peluang yang mau dimanfaatkan perusahaan
6.Terlampau banyak ekspansi dapat menimbulkan ketidakefisienan. Sesungguhnya banyak pengambil keputusan tidak tanggap terhadap kesenjangan antara tingkatan pencapaian tujuan di masa depan yang mereka harapkan dapat dicapai dengan tujuan ideal mereka
Eksekutif perusahaan juga mungkin yakin bahwa sumber daya atau perubahan lingkungan lainnya menghambat kesinambungan ekspansi batasan bisnis yang dapat timbul di masa lampau. Disini para analis dapat menyarankan bahwa ekspansi yang terus menerus benar-benar dapat meningkatkan kesenjangan prestasi (performance gap). Jadi stabilitas dalam melaksanakan kegiatan memang dikehendaki.

PEMBUATAN KEPUTUSAN

Konsep dasar pengambilan keputusan manajemen

manajemen membutuhkan informasi sebagai dasar pengambilan mereka. Sistem informasi mempunyai peranan yang penting dalam menyediakan inf untuk manajemen setiap tingkatan. Tiap2 kegiatan dan keputusan manajemen yg berbeda membutuhkan informasi yang berbeda. Oleh kana itu untk dpt menyediakan informasi yg relevan dan berguna bagi manajemen, maka pengembang system informasi hrs memahami terlebih dahulu kegiatan yang dilakukan oleh manajemen dan tipe keputusannya.

A. TIPE KEGIATAN MANAJEMEN

Kegiatan manajemen dihubungkan dengan tingkatannya didalam organisasi dibagi menjadi 3 bagian :

1)Perencanaan strategic : merupakan kegiatan manajemen tingkat atas, sebagai proses evaluasi lingkungan luar organisasi, penerapan tujuan organisasi, dan penentuan strategi-strategi.

Proses evaluasi lingkungan luar organisasi : Lingkungan luar dapat mempengaruhi jalannya organisasi, oleh karena itu manajemen tingkat atas hrs pandai mengevaluasinya, hrs dpt bereaksi thd kesempatan2 yg diberikan oleh lingkungan luar, misal produk baru, pasar baru. Selain itu manajemen tingkat atas hrs tanggap terhadap tekanan2 dari lingkungan luar yg merugikan organisasi dan sedapat mungkin mengubah tekanan menjadi kesempatan.

Penetapan tujuan adalah apa yg igin dicapai oleh organisasi berdasarkan visi yg dimiliki oleh manajemen. Misalnya tujuan perusahaan adalah dlm waktu 5 thn menjadi penjual terbesar didalam industri dgn menguasai 60% pasar.

Penentuan strategi : Manajemen tkt atas menentukan tindakan2 yg hrs dilakukan oleh organisasi dengan maksud untk mencapai tujuan2nya. Dengan strategi semua kemampuan yg berupa sumberdaya2 dikerahkan supaya tujuan organisasi dapat diraih.

2)Pengendalian manajemen : system untuk meyakinkan bahwa organisasi telah menjalankan strategi yg sudah ditetapkan secara efektif dan efisien. Ini merupakan tingkatan taktik(tactical Level), yaitu bagaimana manajemen tingkat menengah menjalankan taktik supaya perencanaan strategi dapat dilakukan dengan berhasil. Taktik yg dijalankan biasanya bersifat jangka pendek ą 1 thn.

Proses pengendalian amanajemen terdiri dari : pembuatan program kerja, penyusunan anggaran, pelaksanaan dan pengukuran, pelaporan dan analisis.

3)Pengendalian operasi : Sistem untuk meyakinkan bahwa tiap-tiap tugas tertentu telah dilaksanakan secara efektif dan efisien. Ini merupakan penerapan program yang telah ditetapkan di pengendalian manajemen.Pengendalian operasi dilakukan dibawah pedoman proses pengendalian manajemen dan difokuskan pada tugas2 tingkat bawah.

B. TIPE KEPUTUSAN MANAJEMEN

Pengambilan keputusan ( Decision making) : adalah tindakan manajemen dalam pemilihan alternative untuk mencapai sasaran.

Keputusan dibagi dalam 3 tipe :

1)Keputusan terprogram/keputusan terstruktur : Keputuasan yg berulang2 dan rutin, sehingga dapt diprogram. Keputusan terstruktur terjadi dan dilakukan terutama pd manjemen tkt bawah. Co:/ keputusan pemesanan barang, keputusan penagihan piutang,dll.

2)Keputusan setengah terprogram / setengah terstruktur : Keputusan yg sebagian dpt diprogram, sebagian berulang-ulang dan rutin dan sebagian tdk terstruktur. Keputusan ini seringnya bersifat rumit dan membutuhkan perhitungan2 serta analisis yg terperinci. Co:/ Keputusan membeli sistem komputer yg lebih canggih, keputusan alokasi dana promosi.

3)Keputusan tidak terprogram/ tidak terstruktur : Keputusan yg tidak terjadi berulang-ulang dan tidak selalu terjadi. Keputusan ini terjadi di manajemen tingkat atas. Informasi untuk pengambilan keputusan tdk terstruktur tdk mudah untuk didapatkan dan tdk mudah tersedia dan biasanya berasal dari lingkungan luar. Pengalaman manajer merupakan hal yg sangat penting didalam pengambilan keputusan tdk terstruktur. Keputusan untuk bergabung dengan perusahaan lain adalah contoh keputusan tdk terstruktur yg jarang terjadi.

C. TIPE INFORMASI

Sistem informasi sekarang peranannya tdk hanya sebagai pengumpul data dan mengolahnya menjadi informasi berupa laporan2 keuangan saja, tetapi mempunyai peranan yg lebih penting di dalam menyediakan informasi bagi manajemen untuk fungsi2 perencanaan, alokasi2 sumber daya, pengukuran dan pengendalian. Laporan2 dari sistem informasi memberikan informasi kepada manajemen mengenai permasalahan2 yg terjadi didalam organisasi untuk menjadi bukti yg berguna didalam menentukan tindakan yg diambil. Sistem informasi menyediakan 3 macam tipe informasi :

1)Informasi pengumpulan data (Scorekeeping information) : informasi yang berupa akumulasi atau pengumpulan data untuk menjawab pertanyaan. Berguna bagi manajer bawah untuk mengevaluasi kinerja personil-personilnya.

2)Informasi Pengarahan perhatian (attention directing information) : membantu manajemen memusatkan perhatian pada masalah-masalah yg menyimpang, ketidakberesan. Informasi ini membantu manajemen menengah untuk melihat penyimpangan2 yg terjadi.

3)Informasi Pemecahan masalah (Problem Solving information) : informasi untuk membantu para manajer atas mengambil keputusan memecahkan permasalahan yang dihadapinya. Problem solving biasanya dihubungkan dgn keputusan yg tidak berulang-ulang serta situasi yg membutuhkan analisis yg dilakukan oleh manajemen tingkat atas.

D. KARAKTERISTIK INFORMASI

Untuk mendukung keputusan yang akan dilakukan oleh manajemen, maka manajemen membutuhkan informasi yg berguna. Untuk tiap2 tingkatan manajemen dengan kegiatan yg berbeda-beda, dibutuhkan informasi yg berbeda-beda pula, karakteristik informasi ini antara lain :

1)Kepadatan Informasi : untuk manajemen tingkat bawah, karakteristik informasinya adalah terperinci(detail) dan kurang padat, krn terutama digunakan untuk pengendalian operasi. Sedang untuk manajemen yg lebih tinggi tingkatannya, mempunyai karakteristik informasi yg semakin tersaring(terfilter), lebih ringkas dan padat.

2)Luas Informasi : manjemen bawah karakteristik inf. Adalah terfokus pada suatu masalah tertentu, krn digunakan oleh manajer bawah yg mempunyai tugas yg khusus. Untuk manajer tingkat tinggi, karakteristik inf yg semakin luas, karena manajemen atas berhubungan dengan masalah yg luas.

3)Frekuensi informasi : Manajemen tingkat bawah frekuensi inf yg diterimanya adalah rutin, krn digunakan oleh manajer bawah yg mempunyai tugas yg terstruktur dgn pola yg berulang2 dari waktu ke waktu. Manajem tingkat tinggi, frekuensi informasinya adalah tidak rutin atau adhoc (mendadak), krn manajemen atas berhubungan dengan pengambilan keputusan tdk terstruktur yg pola dan waktunya tdk jelas.

4)Waktu Informasi : Manajemen tingkat bawah, inf yg dibutuhkan adalah if historis, krn digunakan oleh manajer bawah di dalam pengendalian operasi yg memeriksa tugas2 rutin yg sudah terjadi. Untuk mamajemen tingkat tinggi, waktu inf lebih ke masa depan berupa inf prediksi krn digunakan untuk pengambilan keputusan strategik yg menyangkut nilai masa depan.

5)Akses Informasi : Level bawah membutuhkan inf yg periodenya berulang2, sehingga dapat disediakan oleh bagian sistem inf yg memberikan dalam bentuk laporan periodik. Dengan demikian akses inf tdk dapat secara on line, tetapi dapat secara off line. Sebaliknya untuk level lebib tinggi, periode inf yg dibutuhkan tdk jelas, sehingga manajer2 tingkat atas perlu disediakan akses on line untuk mengambil inf kapan pun mereka membutuhkan.

6)Sumber Informasi : Karena manajemen tingkat bawah lebih berfokus pd pengendalian internal perusahaan, maka manajer2 tingkat bawah lebih membutuhkan inf dgn data yg bersumber dari internal perusahaan sendiri, tetapi manajer tingkat atas lebih berorientasi pada masalah perencanaan strategik yg berhubungan dengan lingkungan luar perusahaan, shg membutuhkan inf dgn data yg bersumber pd eksternal perusahaan.

E. PERAN MANAJEMEN, menurut Henry Mintzberg

1)Peran Interpersonal : peran hubungan personal dapat terdiri dari : = figur kepala (figur head) : manajer mewakili organisasi

untuk kegiatan2 diluar organisasi.

=pemimpin(leader) : manajer mengkoordinasi, mengendalikan, memotivasi, dan mendukung bawahan-bawahannya.

= penghubung (liaison) : manajer menghubungkan personal2 di semua tingkatan manajemen.

2)Peran Informational : peran dari manajer sebagai pusat syaraf (nerve center) organisasi untuk menerima informasi yg paling mutakhir dan sebagai penyebar ( disseminator) informasi keseluruh personal di organisasi. Peran informasi lainnya adalah manajer sebagai juru bicara (spokesman) untuk menjawab pertanyaan2 tentang informasi yg dimilikinya.

3)Peran decisional : yang dilakukan oleh manajer adalah sebagai entreprenuer, sebagai orang yg menangani gangguan, sebagai orang yg mengalokasikan sumber2 dayaorganisasi, dan sebagai negosiator jika terjadi konflik di dalam organisasi.

F. TAHAPAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN

Simon (1960) memperkenalkan empat aktivitas dalam proses pengambilan keputusan :

1)Intelligence : Pengumpulan informasi untuk mengidentifikasikan permasalahan.

2)Design : Tahap perancangan solusi dalam bentuk alternatif2 pemecahan masalah.

3)Choice : Tahap memilih dari solusi dari alternatif2 yg disediakan.

4)Implementation : Tahap melaksanakan keputusan dan melaporkan hasilnya.